KDV iadesindeki ilk adım müşterinin teslim ettiği belgeler üzerinden KDV iadesinin yapıp yapılmamasının analizidir. KDV iadesi işlemi aşağıdaki birçok adımdan ibarettir. Mevcut olan belgelerin taraması ve analizidir, geçerli olan belgelerin ayırt edilmesi, müşteri ile direk olarak danışmanlık yapılması, başvuru dilekçelerin hazırlanamsı ve teslim edilmesi vs.

KDV iadesi talep dilekçelerinin olumlu olarak sonuçlanıncaya kadar müşterilerimizin bize karşı hiç bir masraf ve parasal yükümlülükleri yoktur. KDV iadesi yapılabilmesi için gerekli olan belgeler şunlardır: orjinal faturalar, (Şirketin adına olması tavsiye edilir), şirketin KDV’ye tabi olduğuna dair kendi vergi dairesinden alacağı belge ve KDV iadesinin yapılması istenen ülkelerin yerel vergi dairelerinin belirlemiş oldukları diğer gerekli olan belgelerdir. Makedonya şirketlerin KDV iadesinin yapabileceği ülkeler: Avusturya, Belçika, Bosna – Hersek, Karadağ, Danimarka, Finlandya, Fransa, İrlanda, İsland,Luksemburg, Makedonya, Malta, Monako, Hollanda, Norveç, Slovenya, İsveç ve İngiltere.

Yurtdışı KDV iadesi talep dilekçeleri Avrupa Birliğinin çoğu ülkesinde ve Eski Yugoslavya bölgesinde en geç mevcut olan yılın altıncı ayın sonuna kadar teslim edilmesi gerekmekte. Diğer bir deyişle ülkelerin çoğunda önceki yılın faturaların yurdışı KDV iadesinin talep dilekçelerin teslim etme son tarihi mevcut olan yılın 30. Haziran gününe kadardır. İngiltere istisnai bir durumdadır ve Avrupa Birliği dışından gelen müşteriler için mali yıl önceki yılın 1 temmuzdan mevcut olan yılın 30. hazirana kadar ve bu şu demek: Önceki yılın 1 temmuz ve mevcut olan yılın 30. haziran tarihler arasında alınan faturaların yurtdışı KDV iadesi talep dilekçelerin teslim edilmesi için son başvuru tarihi mevcut olan yılın 31. aralık tarihidir(31.12).

Hollanda da istisnai bir durumdadır çünkü KDV iadesi talep dilekçelerini geçmiş 5 yıl için başvuru yapabilirsiniz.

Bazı ülkeler 3 ve 6 aylık dönemler için KDV iadesi talep dilekçelerini kabul etmekte ve ülkelerin azı KDV iadesini talep dilekçelerini sadece mevcut olan yılın bitmesiyle kabul etmektedir.